Dokumente einscannen

Eine wichtige Möglichkeit Ihr Dokumenten-Informationssystem zu erweitern, ist die automatische Übernahme von Dateien, die durch einen Scanvorgang erzeugt wurden. Welches Dateiformat dabei eingelesen wird, hängt von der jeweiligen Einstellung in der Scanner-Software ab. Dateien können also als TIFF, PDF oder in einem anderen gewünschten Format zur Verfügung stehen.

Die eingescannten Unternehmensdokumente werden von 42 Team in Form der Dokumentart "Dokument" in den öffentlichen Ordner Scanner überführt. Dort kann das Dokument mit weiteren Informationen z.B. der Zuordnung zu einem Kontakt oder einem Kommentar ergänzt werden. Alle Aktionen wie die Übergabe an einen Bearbeiter, das Schließen, Verfolgen oder die Wiedervorlage des Dokumentes sind möglich.

Nachfolgend finden Sie die Informationen über die notwendigen Einstellungen für das Einlesen der erzeugten Scan-Dateien:

1. Notieren Sie das für den Scanner definierte Verzeichnis der Dateiablage.

2. Öffnen Sie den Dialog Team-Konfiguration aus dem Menü [Einstellungen].

3. Tragen Sie den Verzeichnispfad in die Zeile Scan-Verzeichnis ein.

Die Dauer für das Einlesen der erzeugten Datei in 42 Team hängt von der aktuellen Serverkonstellation ab.

Bereits bestehende Dateien auf Ihrem Filesystem können ebenfalls vom 42 Business Server "gescannt" werden. Dazu legen Sie die Datei(en) im Verzeichnis /Eigene Dateien/42 Team/ Scan ab. Der Business Server ordnet sie in diesem Fall dem Team-Ordner "Dateien" zu.