Ordner-Eigenschaften

Sie können für Ordner Einstellungen vornehmen, die Aussehen, Typ, und erforderliche Angaben beim Speichervorgang beeinflussen. Mit Hilfe von Dokumentvorgaben können beispielsweise auch Prozesse realisiert werden:

Um die Eigenschaft eines Ordners zu ändern, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den betreffenden Ordner und wählen aus dem Kontextmenü [Eigenschaften].

Name

In diesem Feld tragen Sie die Bezeichnung des Ordners neu ein oder ändern die Eingabe.

Standarddokument

Die hier eingetragene Dokumentart wird beim Klicken auf das Symbol [Neu] im Teampad oder im Auswahldialog des Ordners automatisch angelegt.

Ansicht

Hier können Sie die Darstellungsart bestimmen, wie der aktuelle Ordner angezeigt werden soll. Sie haben die Auswahl zwischen "Tabellarisch" und "Kalender". Beispielsweise kann es nützlich sein, Termine in Tabelleform recherchieren oder Aufgaben mit Termin in Kalenderform betrachten zu können.

Erforderliche Eingaben

[Nur Standarddokumente] erlaubt nur das Speichern der im Feld Standarddokument definierten Dokumentart.

Alle weiteren aktivierten Einträge müssen beim Speichervorgang gefüllt sein.

Archiv

Der Standardtyp für Ordner.

Verteilerliste

Die Option ermöglicht die Verwendung des Ordners zum Versand von Serienemails.

Eigene Identität annehmen

Mit dieser Option können Nachrichten von diesem Ordner emfangen und versendet werden. Als Absender und Empfänger dient der Aliasname.

Eine genauere Beschreibung dieser Funktionalität finden Sie im Kapitel "Nachricht an einen Ordner senden".

Alias

Ein Eintrag in diesem Feld dient zur Auswahl von Verteilerlisten im Empfängerdialog sowie als lokale Bezeichnung vor der internen Domäne (wie unter [Eigene Identität] beschrieben).

Dokumentvorgaben eines Ordners

Ist ein Feld bereits gefüllt, erhält der Benutzer eine Meldung in der er die Standardvorgaben übernehmen oder ablehnen kann.

Kategorie

Die ausgewählte Kategorie wird automatisch eingetragen. Mit der Zuweisung können Einträge mit bestimmten Merkmalen zusammengefasst und besser recherchiert werden. Kategorien werden in der Team-Konfiguration definiert.

Aktion

Mit "Aktion" kann der Dokumentart ein bestimmter Status, z.B. "geschlossen", zugeordnet werden.

Empfänger

Wird im Feld Aktion der Status "übergeben" ausgewählt, kann hier der Empfänger vorgegeben werden. Dieser erhält automatisch einen Link in seinem Eingang, den er annehmen oder ablehnen kann.

Kontakt

Der eingetragene Kontakt wird der Dokumentart zugewiesen. Über die Zuweisung erscheint das Dokument in der Firmen- bzw. Personenakte des Kontaktes.

Projekt

Das ausgewählte Projekt wird automatisch zugewiesen. Mit der Zuordnung werden Einträge zu einem Vorhaben gesammelt. In Übersichten kann schnell und einfach nach Projekten gefiltert werden. Projekte werden in der Team-Konfiguration angelegt.

Produkt, Version und Bereich

Die folgende Beschreibung gilt für alle drei Felder: Produkt, Version und Bereich.

Diese Felder müssen nicht manuell gefüllt werden, wenn sie als Dokumentvorgabe definiert sind. Produkte, Versionen und Bereiche dienen auch der Klassifizierung und somit der verbesserten Filter- beziehungsweise Recherchemöglichkeit.

Meldung

Meldungen werden in der HTML-Vorschau der Übersicht blau angezeigt und geben so dem Betrachter eine schnelle Information über den Status, das Ergebnis oder die Weiterverarbeitung des Dokumentes. Mit Füllen des Feldes erübrigt sich das manuelle Eintragen bei sich wiederholenden Vorgängen.

Meldung Kommentar

Der Meldungskommentar erweitert die Meldung um zusätzliche Bemerkungen und kann ebenso vorbelegt werden.