Verteilerlisten generieren

Vorbereitung

Für die Zusammenstellung und Ablage der Kontakte ist ein Ziel-Ordner erforderlich. Eventuell muss dieser vor dem Start des Kontaktmanagers angelegt werden.

Damit ein Kontakt in einer Verteilerliste verwendet werden kann, benötigt er die Angabe einer E-Mail-Adresse und einer Eigenschaft. Kontakte die diese Information nicht enthalten, werden vom Kontaktmanager nicht berücksichtigt.

1. Klicken Sie auf den gewünschten Ziel-Ordner mit der rechten Maustaste und wählen Sie aus dem Kontextmenü den Eintrag [Kontaktmanager].

2. Wählen Sie in der Zeile Quell-Ordner den Ordner, aus dem die Kontakte übernommen werden sollen und drücken Sie die TABTASTE.

3. Die Schaltfläche für den nächsten Schritt ist somit automatisch aktiviert und Sie können durch Drücken der EINGABETASTE fortfahren. Ebenso genügt ein Mausklick auf diese Schaltfläche.

4. Für die Erstellung einer Verteilerliste sind nachfolgende Meldungen zu bearbeiten:

• die Selektion der Eigenschaft

• die Auswahl, ob Firmen oder/und Einzelpersonen/Mitarbeiter übernommen werden

• auszuwählen welche Dokumentart im Zielordner abgelegt werden soll für Verteilerlisten: Firmen und Personen (Verknüpfung erstellen)

• wann und wie die Daten generiert werden sollen.

5. Die Verteilerliste wird nach Ihren Angaben eingerichtet und kann verwendet werden.