Praxis und typische Abläufe

Diese Seite fasst häufige Arbeitsabläufe der 42 Textverarbeitung zusammen.

Text aus einem aktuellen Datensatz erstellen

Wenn bereits ein Kunde, Lieferant, Beleg oder ein anderer fachlicher Datensatz geöffnet ist, kann ein neuer Text direkt in diesem Kontext erstellt werden.

1. Den gewünschten Datensatz öffnen.
2. Die Textfunktion aufrufen.
3. Einen leeren Text oder eine passende Textvorlage auswählen.
4. Den Text bearbeiten.
5. Bei Bedarf Felder aus dem aktuellen Kontext einfügen.
6. Die Feldvorschau prüfen und das Dokument speichern.

Der konkrete Umfang der angebotenen Vorlagen hängt von der Dokumentfreigabe der jeweiligen Textvorlage ab.

Feld als Wert oder Verknüpfung verwenden

Beim Arbeiten mit Datenfeldern ist die Einfügeart entscheidend:

• Klartext übernimmt den aktuell ermittelten Wert fest in das Dokument.
• Verknüpfung hält den Bezug zum 42-Datenfeld aufrecht und kann später aktualisiert werden.

Über Aktive Dokumente wird gesteuert, ob aktuell geöffnete 42-Dokumente bei der Feldauswahl berücksichtigt werden.

Beim Einfügen über die Schaltfläche Einfügen wird der Feldinhalt als Klartext übernommen. Beim Doppelklick richtet sich die Einfügeart nach der Option Klartext einfügen.

Neue Vorlage aus vorhandener Vorlage ableiten

Wenn eine vorhandene Vorlage als Grundlage dienen soll, verwenden Sie Vorlage ableiten (Duplizieren).

Die neue Vorlage erhält zunächst einen Namensvorschlag mit dem Zusatz _Kopie. Anschließend können Inhalt, Felder und Dokumentfreigaben unabhängig von der Ursprungsvorlage geändert werden.

Persönliche und öffentliche Textbausteine

Textbausteine können allgemein oder persönlich verwendet werden.

• Öffentlich aktiviert: allgemein verfügbar.
• Öffentlich nicht aktiviert: persönlicher Textbaustein.

Gibt es einen persönlichen und einen öffentlichen Textbaustein mit demselben Namen, wird der persönliche Textbaustein bevorzugt.

Dokument ohne fachlichen Bezug

Soll ein Text nicht direkt einem Kunden, Lieferanten, Beleg oder einem anderen Datensatz zugeordnet werden, steht für solche Dateien die Dateiablage innerhalb von 42 ERP zur Verfügung.

Funktionen und Bezeichnungen können abhängig von Programmvariante, Benutzerrechten und aktuellem Dokumenttyp abweichen.