Schriftverkehr und Dateiablage
Schriftstücke können in 42 entweder mit einem fachlichen Datensatz verbunden oder unabhängig davon in der Dateiablage verwaltet werden.
Schriftstück mit Dokumentbezug
Wird ein Text aus einem Kunden, Lieferanten, Beleg oder einem anderen fachlichen Dokument heraus erstellt, bleibt dieser Bezug erhalten.
Dadurch können insbesondere:
- passende Textvorlagen angeboten werden,
- Felder aus dem aktuellen Datensatz verwendet werden,
- vorhandene Dokumente und Texte zum Datensatz angezeigt werden,
- der Text später wieder im fachlichen Zusammenhang geöffnet werden.
Die Dokumentansicht kann – abhängig vom jeweiligen Programmbereich – getrennte Bereiche für Dokumente, Texte, Druckjournal oder weitere Anhänge enthalten.
Text speichern
Beim Speichern eines neu erstellten Textes wird der Text unter einem Dokumentnamen abgelegt. Die genaue Darstellung des Speicherdialogs hängt vom aufgerufenen Arbeitsablauf ab.
Bei dokumentbezogenen Texten bleibt die Zuordnung zum aktuellen Datensatz erhalten. Dadurch muss das Schriftstück später nicht über einen externen Dateipfad gesucht werden.
Vorhandene Texte zum Datensatz
In den Dokument- beziehungsweise Textbereichen eines Datensatzes können vorhandene Schriftstücke wieder geöffnet und verwaltet werden.
Je nach Ansicht stehen dort unter anderem Funktionen zum Öffnen, Löschen, Anzeigen von Eigenschaften sowie zum Ein- oder Ausblenden eines Lesebereichs zur Verfügung.
Dateiablage
Für Dateien und Schriftstücke ohne direkten Bezug zu einem fachlichen Datensatz steht die Dateiablage zur Verfügung.
Die Dateiablage ist ein eigener Speicherbereich innerhalb von 42 ERP. Sie eignet sich beispielsweise für allgemeine Unterlagen, interne Dokumente oder Texte, die keinem einzelnen Kunden, Lieferanten oder Beleg zugeordnet werden sollen.
Welcher Ablageweg ist sinnvoll?
Verwenden Sie nach Möglichkeit den fachlichen Dokumentbezug, wenn ein Schriftstück eindeutig zu einem Kunden, Lieferanten, Beleg oder Vorgang gehört. Dadurch bleibt der Zusammenhang direkt im Arbeitsablauf sichtbar.
Die Dateiablage ist dagegen für Dokumente gedacht, bei denen dieser fachliche Bezug nicht besteht oder bewusst nicht hergestellt werden soll.
Welche Dokumentbereiche und Verwaltungsfunktionen angezeigt werden, hängt vom jeweiligen Programmbereich und der Konfiguration ab.