Rechnungen
In diesem Lernprogramm wird beschrieben, wie Sie einen einfachen Rechnungsbericht erstellen, der Informationen zu Kunden und deren Bestellungen enthält. Sie können ähnliche Schritte ausführen, um je nach Ihren Anforderungen verschiedene Rechnungslayouts zu erstellen.
[! Anmerkung] Informationen zum Erstellen eines Rechnungsberichts basierend auf einem vordefinierten Layout finden Sie im Thema Rechnungen aus Vorlagen.
Erstellen eines Berichts und Binden an Daten
Klicken Sie auf das Smarttag des Berichts. Erweitern Sie in der Liste der aufgerufenen Aktionen das Dropdownmenü für die Eigenschaft Data Source, und klicken Sie auf Neue Datenquelle hinzufügen**.
Auf der ersten Seite des aufgerufenen Datenquellen-Assistenten können Sie den gewünschten Datenquellentyp auswählen. Wählen Sie Datenbank und klicken Sie auf Weiter, um fortzufahren.
Auf der folgenden Seite können Sie angeben, ob Sie eine vorhandene Datenverbindung verwenden oder eine neue erstellen möchten. Wählen Sie für dieses Beispiel eine vorhandene Verbindung aus und klicken Sie auf Weiter.
Auf der nächsten Seite können Sie auswählen, welche Tabellen, Sichten und/oder gespeicherten Prozeduren dem Bericht hinzugefügt werden sollen.
Rufen Sie Daten aus zwei verschiedenen Tabellen ab, um Informationen zu Kunden und Bestellungen auf derselben hierarchischen Ebene im Bericht anzuzeigen. Klicken Sie auf die Plusschaltfläche für die Kategorie Abfragen, um eine benutzerdefinierte Abfrage zu erstellen. Fügen Sie im aufgerufenen Abfrage-Generator die erforderlichen Datentabellen zu einer Abfrage hinzu und verknüpfen Sie sie basierend auf einer Schlüsselspalte.
Wählen Sie auf derselben Seite des Assistenten die Datenansicht aus, die Bestelldetails für die Auflistung von Produkten enthält, die in jeder Bestellung in der Rechnung enthalten sind. Klicken Sie auf die Schaltfläche Beziehungen verwalten, um eine Master-Detail-Beziehung zwischen den Abfragen anzugeben. Verbinden Sie im aufgerufenen Dialog die gewünschten Schlüsselspalten per Drag-and-Drop.
Klicken Sie auf Fertig stellen, um den Assistenten abzuschließen.
Stellen Sie nach diesen Schritten sicher, dass dem Bericht ein geeignetes Datenelement zugewiesen ist.
Vorbereiten des Masterberichtslayouts
Erstellen Sie das Masterberichtslayout, um grundlegende Informationen zu Kunden und deren Bestellungen anzuzeigen.
Wechseln Sie zur Feldliste und legen Sie die erforderlichen Datenfelder auf dem Detailband ab. Neue Steuerelemente entsprechender Typen werden automatisch erstellt und an die entsprechenden Felder gebunden.
Ziehen Sie Label-Steuerelemente aus der Toolbox auf das Band, um statische Beschriftungen für bestimmte Datenfelder anzuzeigen.
Doppelklicken Sie nacheinander auf die hinzugefügten Beschriftungen und geben Sie den gewünschten Text ein.
Verwenden Sie das Line-Steuerelement, um Daten zu trennen.
Vorbereiten des Detailberichtslayouts
Führen Sie die folgenden Schritte aus, um einen Detailbericht zu erstellen und sein Layout so zu erstellen, dass die Bestelldetails in tabellarischer Form angezeigt werden:
Erstellen Sie ein Detail Report Band, indem Sie mit der rechten Maustaste auf die Oberfläche des Berichts klicken. Wählen Sie im aufgerufenen Kontextmenü Detailbericht einfügen, und wählen Sie dann den Namen der Master-Detail-Beziehung aus.
Fügen Sie dem Detailbericht dynamischen Inhalt hinzu. Gehen Sie zur Feldliste, wählen Sie die Datenfelder aus, während Sie STRG oder UMSCHALT gedrückt halten, und ziehen Sie sie per Drag & Drop auf das Detailband. Dadurch wird automatisch ein Table-Steuerelement mit Tabellenzellen erstellt, die an die entsprechenden Felder gebunden sind.
Sie sollten Felder per Drag & Drop aus der Kategorie ziehen, die der Master-Detail-Beziehung entspricht, um die Daten des Detailberichts korrekt zu generieren.
Fügen Sie dem Detailbericht das Gruppenkopfband hinzu, um Beschriftungen für Tabellenspalten anzuzeigen. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Detailbericht und wählen Sie im Kontextmenü Band einfügen | GroupHeader.
Um Spaltenüberschriften zu erstellen, wählen Sie die gleichen Datenfelder in der Feldliste aus und ziehen Sie sie per Drag & Drop per Drag & Drop mit der rechten Maustaste auf das Gruppenkopfband.
Klicken Sie auf das Smarttag des Bandbereichs Detailbericht, und legen Sie in der Liste aufgerufene Aktionen die Eigenschaft Seitenumbruch des Bandes auf Nach dem Band fest, um jede Bestellung auf einer separaten Seite zu drucken.
Erstellen eines berechneten Felds
In diesem Abschnitt wird veranschaulicht, wie ein benutzerdefiniertes Feld erstellt wird, dessen Werte mithilfe eines vordefinierten Ausdrucks berechnet werden.
Gehen Sie wie folgt vor, um einen erweiterten Preis basierend auf den aus einer Datenbank erhaltenen Preis-, Mengen- und Rabattwerten zu bewerten:
Klicken Sie in Feldliste mit der rechten Maustaste auf ein Element innerhalb des Datenbeziehungsknotens, und wählen Sie im aufgerufenen Kontextmenü Berechnetes Feld hinzufügen aus.
Wählen Sie das erstellte berechnete Feld aus, und ändern Sie im Eigenschaftenraster seinen Namen in ExtendedPrice. Klicken Sie auf die Schaltfläche mit den Auslassungspunkten der Eigenschaft Ausdruck, und erstellen Sie im aufgerufenen Ausdrucks-Editor* den Ausdruck basierend auf den Feldern UnitPrice, Quantity und Discount.
Sie können das erzeugte berechnete Feld als gewöhnliches Datenfeld verwenden. Fügen Sie einer Tabelle im Detailband eine Zelle hinzu, und legen Sie das berechnete Feld in dieser Zelle ab. Erstellen Sie zusätzlich eine weitere Tabellenzelle im Gruppenkopf, um die entsprechende Beschriftung anzuzeigen.
Daten formatieren
Der nächste Schritt besteht darin, die Wertformatierung der Berichtselemente anzugeben, um die Anzeige der eingehenden Daten zu verbessern.
Wählen Sie im Detailbereich des Masterberichts Steuerelemente aus, die an Datumsfelder gebunden sind, während Sie die STRG- oder UMSCHALTTASTE gedrückt halten. Wechseln Sie zum Eigenschaftenraster und klicken Sie auf die Schaltfläche mit den Auslassungspunkten der Eigenschaft Textformatzeichenfolge. Aktivieren Sie im aufgerufenen Format-String-Editor die Kategorie DateTime und wählen Sie das Format aus, z.B. Datumsangaben als Monat (Name) gefolgt von Tag (Zahl) und Jahr (vierstellig).
Wählen Sie die Tabellenzelle aus, die an das Datenfeld Rabatt im Detailband des Detailberichts gebunden ist, und klicken Sie auf das zugehörige Smarttag. Klicken Sie auf die Schaltfläche mit den Auslassungspunkten der Eigenschaft Formatzeichenfolge, und wenden Sie im aufgerufenen Editor für Formatzeichenfolgen das Format Prozent an. In diesem Fall werden die Feldwerte mit 100 multipliziert und mit einem Prozentzeichen angezeigt.
Wählen Sie im Detailbereich des Detailberichts die Zellen aus, die an die Felder UnitPrice und ExtendedPrice gebunden sind. Rufen Sie den Editor für Formatzeichenfolgen erneut auf und wählen Sie die Formatvorgabe aus der Kategorie Währung aus (z. B. c2).
Zusammenfassung berechnen
Gehen Sie wie folgt vor, um einen Gesamtpreis für jede Bestellung als Summe der Werte Erweiterter Preis zu berechnen:
Fügen Sie dem Detailbericht das Gruppenfußzeilenband auf die gleiche Weise wie den Gruppenkopf hinzu.
Legen Sie das Label-Steuerelement auf dem hinzugefügten Band ab, und klicken Sie auf das zugehörige Smarttag. Klicken Sie im aufgerufenen Fenster Beschriftungsaufgaben auf die Schaltfläche mit den Auslassungspunkten des Felds Zusammenfassung.
Im Fenster Zusammenfassungseditor:
- Legen Sie die Eigenschaft Zusammenfassung ausgeführt auf den Wert Report fest, um die Zusammenfassung für den gesamten Detailbericht zu berechnen.
- Legen Sie die Eigenschaft Summary function auf *Sum fest.
Legen Sie die Eigenschaft Argument Expression auf das Feld fest, das Sie zusammenfassen möchten.
Verwenden Sie im Fenster Aufgaben kennzeichnen die Eigenschaft Zeichenfolge formatieren, um den Wert der Zusammenfassung zu formatieren (z. B. auf Total: {0:c2}).
Daten sortieren
Führen Sie die folgenden Schritte aus, um Daten im Detailbericht zu sortieren:
Wählen Sie im Detailbericht den Bereich Detail aus und wechseln Sie zum Gruppen- und Sortierbereich. Klicken Sie auf Sortierung hinzufügen, und wählen Sie im aufgerufenen Dropdown-Fenster das gewünschte Datenfeld aus.
Verwenden Sie die Dropdown-Liste Sortierreihenfolge, um die Sortierreihenfolge zu definieren.
Anpassen der Berichtsdarstellung
Gehen Sie folgendermaßen vor, um die Darstellung des Berichts und seiner Elemente anzupassen:
Klicken Sie auf den grauen Bereich um die Entwurfsoberfläche, um den Bericht auszuwählen, und geben Sie im Eigenschaftenraster die Schriftarteinstellungen an. Diese Einstellungen werden an alle Berichtselemente verteilt.
Sie können die Schriftart eines Steuerelements unabhängig von seinem übergeordneten Steuerelement anpassen (z. B. Zusammenfassungswerte fett formatieren).
Ändern Sie die Textausrichtung bestimmter Steuerelemente (gebunden an Datumsfelder, Preisfelder usw.) mithilfe der Eigenschaft Textausrichtung.
Erstellen Sie einen globalen visuellen Stil, um ihn anschließend auf mehrere Steuerelemente anzuwenden. Klicken Sie auf die Beschriftungsschaltfläche im Abschnitt Stile von Symbolleiste.
Klicken Sie im aufgerufenen Stil-Editor auf die Plusschaltfläche, und geben Sie die Darstellungseigenschaften für den neu erstellten Stil an.
Wenden Sie einen Stil auf Berichtselemente an, indem Sie sie auswählen und im Katalog Formatvorlagen auf den erstellten Stil klicken.
Sie können wechselnden (ungeraden und geraden) Tabellenzeilen im Detailbericht unterschiedliche Darstellungen zuweisen. Wählen Sie die Tabelle aus, und erweitern Sie die Eigenschaft Stile im Eigenschaftenraster. Rufen Sie die Dropdownliste für die Eigenschaft EvenStyle auf, und wählen Sie Neu aus.
Geben Sie die Darstellungseinstellungen des erstellten Stils an (z. B. Hintergrundfarbe).
Zusätzliche Informationen hinzufügen
Gehen Sie folgendermaßen vor, um zusätzliche Informationen zu Ihren Rechnungen bereitzustellen, z. B. den Berichtsnamen und das aktuelle Datum:
Fügen Sie dem Masterbericht das Seitenkopfband hinzu, um die erforderlichen Informationen auf jeder Rechnungsseite anzuzeigen.
Legen Sie das Label-Steuerelement aus der Toolbox auf der Seitenkopfzeile ab, doppelklicken Sie auf das Steuerelement, und geben Sie "Invoice" ein. Geben Sie die erforderlichen Darstellungseinstellungen an (Schriftart, Vordergrundfarbe usw.).
Fügen Sie dem Seitenkopfband das Steuerelement Seiteninfo hinzu, um das Systemdatum im Bericht anzuzeigen.
Klicken Sie auf das Smarttag des Steuerelements, und legen Sie in der Liste aufgerufene Aktionen die Eigenschaft Seiteninformationen auf Aktuelles Datum und Uhrzeit fest.
Klicken Sie auf die Schaltfläche mit den Auslassungspunkten der Eigenschaft Textformatzeichenfolge, und wählen Sie im aufgerufenen Editor für Formatzeichenfolgen ein Datumsformat aus, wie im Abschnitt Daten formatieren weiter oben.
Ergebnis anzeigen
Der Rechnungsbericht ist nun fertig. Wechseln Sie zu Seitenansicht, um das Ergebnis zu sehen.