GLN-Nummer
Die Global Location Number (GLN) ist ein Identifikationsschlüssel des GS1-Systems zur weltweit eindeutigen Identifikation von Unternehmen, Organisationseinheiten und Lokationen. Eine GLN kann beispielsweise eine juristische Person, eine organisatorische Einheit oder einen physischen Standort wie eine Niederlassung, ein Lager oder eine Lieferstelle kennzeichnen.
Die Verwendung weltweit eindeutiger Identifikationsnummern erleichtert die automatisierte Zuordnung von Geschäftspartnern und Standorten und kann insbesondere bei elektronischen Geschäftsprozessen Eingabe- und Zuordnungsfehler reduzieren.
Eine GLN besteht aus 13 Ziffern und setzt sich aus einer GS1 Basisnummer, einem vom Unternehmen vergebenen Bezug sowie einer Prüfziffer zusammen. Die Länge der einzelnen Bestandteile kann abhängig von der vergebenen GS1 Basisnummer variieren.
Unternehmen und Organisationen können die für die Vergabe von GLNs erforderlichen GS1 Identifikationsnummern über eine zuständige GS1 Mitgliedsorganisation beziehen. In Deutschland ist hierfür GS1 Germany zuständig.
In elektronischen Rechnungen nach EN 16931, XRechnung sowie in den entsprechenden ZUGFeRD-/Factur-X-Profilen können GLNs als Identifikatoren für verschiedene Beteiligte und Lokationen verwendet werden. ZUGFeRD/Factur-X basiert auf der EN 16931 und verwendet für diese Angaben dieselben fachlichen Business Terms. Für eine GLN ist als Kennung des Identifikationsschemas der ISO/IEC-6523-Code 0088 zu verwenden.
Die Angabe einer GLN ist sowohl in der XRechnung als auch in ZUGFeRD/Factur-X grundsätzlich nicht verpflichtend. Die für GLNs geeigneten Informationselemente sind optional. Sind GLN-Nummern im ERP-System in den entsprechenden Stammdaten hinterlegt und für die Rechnungsausgabe vorgesehen, können sie in die elektronische Rechnung übernommen werden.
Für ZUGFeRD/Factur-X gilt dies insbesondere für das Profil EN 16931 und das darauf aufbauende Profil EXTENDED. Bei Profilen mit reduziertem Informationsumfang ist zu prüfen, ob das jeweilige Informationselement im verwendeten Profil enthalten ist.
Themen
GLN-Nummer Firma
Verfügt der Rechnungsersteller bzw. Verkäufer über eine GLN, kann diese in den Firmeneinstellungen hinterlegt werden.
In der XRechnung sowie in den entsprechenden ZUGFeRD-/Factur-X-Profilen kann die GLN des Verkäufers über den Seller identifier (BT-29) übermittelt werden. BT-29 ist optional und kann mehrfach vorkommen, sodass neben einer GLN auch weitere Verkäuferkennungen übertragen werden können.
Bei Verwendung einer GLN ist der zugehörige Scheme Identifier 0088 anzugeben.
GLN-Nummer Kunde
Verfügt der Kunde bzw. Rechnungsempfänger über eine GLN, kann diese in den Kundenstammdaten hinterlegt werden.
In der XRechnung sowie in den entsprechenden ZUGFeRD-/Factur-X-Profilen kann die GLN des Käufers über den Buyer identifier (BT-46) übermittelt werden. BT-46 ist optional und kann einmal angegeben werden.
Bei Verwendung einer GLN ist der zugehörige Scheme Identifier 0088 anzugeben.
Die GLN des Käufers ist nicht mit der Buyer reference (BT-10) oder der elektronischen Adresse des Käufers (BT-49) gleichzusetzen. Diese Informationselemente haben jeweils einen anderen fachlichen Zweck.
GLN-Nummer der Lieferadresse
Für eine Lieferadresse bzw. einen Lieferort kann eine eigene GLN verwendet werden. Dies ist insbesondere sinnvoll, wenn ein Kunde mehrere Niederlassungen, Lager, Filialen oder sonstige Lieferstellen besitzt und der konkrete Lieferort eindeutig identifiziert werden soll.
Die GLN des Lieferorts wird in der XRechnung sowie in den entsprechenden ZUGFeRD-/Factur-X-Profilen über den Deliver to location identifier (BT-71) innerhalb der Gruppe DELIVERY INFORMATION (BG-13) übermittelt. BT-71 ist optional und kann einmal angegeben werden.
Bei Verwendung einer GLN ist auch hier der Scheme Identifier 0088 anzugeben.
Die GLN des Lieferorts identifiziert den Lieferstandort und ersetzt nicht die postalischen Angaben der DELIVER TO ADDRESS (BG-15). Wird eine Lieferadresse angegeben, gelten für deren Adressbestandteile die jeweiligen Regeln der XRechnung; insbesondere muss die Lieferadresse einen Ländercode (BT-80) enthalten.
Verfügt eine Lieferadresse über eine eigene GLN, kann diese in den Stammdaten der Lieferadresse hinterlegt und bei der Erstellung der elektronischen Rechnung zusammen mit den zugehörigen Lieferadressdaten übertragen werden.
Hinweis zu ZUGFeRD / Factur-X
Die fachliche Bedeutung der GLN unterscheidet sich zwischen XRechnung und ZUGFeRD/Factur-X nicht. Beide Formate basieren hinsichtlich der genannten Business Terms auf der EN 16931.
Der technische XML-Aufbau ist jedoch unterschiedlich: XRechnung kann in UBL oder UN/CEFACT CII abgebildet werden, während ZUGFeRD/Factur-X die strukturierten Rechnungsdaten auf Basis von UN/CEFACT CII verwendet. Für die fachliche ERP-Zuordnung ist daher entscheidend, welcher Business Term befüllt wird; die konkrete XML-Abbildung erfolgt anschließend formatspezifisch.
Für die GLN-Zuordnung gelten damit insbesondere:
- Verkäufer: Seller identifier (BT-29)
- Käufer: Buyer identifier (BT-46)
- Lieferort/Lieferadresse: Deliver to location identifier (BT-71)
- GLN-Schema: ISO/IEC 6523 Scheme Identifier
0088
Eine GLN ersetzt weder eine erforderliche postalische Adresse noch andere fachlich eigenständige Kennungen wie die Buyer reference (BT-10) oder eine elektronische Adresse.