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Firmeneinstellungen

In den Firmeneinstellungen werden die zentralen Stammdaten und Vorgaben des eigenen Unternehmens verwaltet. Diese Angaben bilden die Grundlage für die Erstellung von Belegen und elektronischen Rechnungen und werden – abhängig vom gewählten Rechnungsformat – in die entsprechenden Datenfelder der E-Rechnung übernommen.

Hierzu gehören insbesondere die Unternehmens- und Adressdaten, steuerliche Kennungen wie USt-IdNr. und Steuernummer, Kommunikationsdaten sowie die Bankverbindung. Für elektronische Rechnungen werden diese Informationen den entsprechenden Business Terms (BT) des zugrunde liegenden semantischen Datenmodells zugeordnet. In XRechnung werden einzelne Informationselemente als Business Terms (BT) und Gruppen von Informationselementen als Business Groups (BG) bezeichnet.

Inhaltsverzeichnis

Firmeneinstellung

Über den Bereich Konfiguration → E-Beleg werden die unternehmensweit geltenden Einstellungen für die elektronische Rechnungsstellung festgelegt. Hierzu gehören insbesondere die Art der E-Rechnung, die Profile für Rechnung, Gutschrift und Storno sowie weitere formatabhängige Einstellungen.

Die Einstellungen gelten sowohl für ZUGFeRD als auch für XRechnung.

Firmeneinstellung

Standardprofil für elektronische Rechnungen

Die Einstellung des Standardprofils für elektronische Rechnungen erfolgt zentral in den Firmeneinstellungen. Dieses Standardprofil wird grundsätzlich für alle Kunden verwendet, sofern im jeweiligen Kundenstammsatz kein abweichendes Profil hinterlegt ist.

Ein E-Rechnungsprofil definiert das zu verwendende Datenformat sowie die Konformitätsstufe der zu erzeugenden elektronischen Rechnung, beispielsweise ZUGFeRD oder XRechnung.

Durch die zentrale Einstellung muss das üblicherweise verwendete Rechnungsformat nicht für jeden Kunden einzeln konfiguriert werden. Abweichende Anforderungen können gezielt im jeweiligen Kundenstammsatz hinterlegt werden.

Auswahl der Art der E-Rechnung

Bei der Auswahl der Art der E-Rechnung werden die für diese Art hinterlegten Standardprofile der jeweiligen Dokumentarten automatisch übernommen. Dies betrifft insbesondere die Profile für:

  • Rechnung
  • Gutschrift
  • Storno

Diese Vorbelegung dient ausschließlich als Erfassungshilfe und erleichtert die Konfiguration.

Für die tatsächliche Erstellung eines Belegs ist jedoch ausschließlich das der jeweiligen Dokumentart zugeordnete Profil maßgeblich. Die Auswahl der Art der E-Rechnung legt somit lediglich die Standardzuordnung der Profile fest.

Eine Anpassung der vorgeschlagenen Profile ist insbesondere dann erforderlich, wenn kundenspezifische, technische oder rechtliche Anforderungen den Einsatz eines nicht standardmäßig zugeordneten Profils erfordern.

Funktionsweise der Profilauswahl

Ist im Kundenstamm kein abweichendes Profil hinterlegt, wird bei der Belegerstellung automatisch das in den Firmeneinstellungen definierte Standardprofil für die jeweilige Dokumentart verwendet.

Ist im Kundenstamm dagegen ein abweichendes Profil definiert, hat dieses Vorrang vor dem Standardprofil der Firmeneinstellungen.

Die verwendete Art der E-Rechnung sowie das XML-Format werden entsprechend dem tatsächlich ermittelten Profil im Beleg hinterlegt.

Unterscheidung zwischen B2B und B2C

Bei der Erstellung von E-Rechnungen wird zwischen Firmenkunden (B2B) und Privatkunden (B2C) unterschieden.

Für Privatkunden (B2C) wird das Feld Art der E-Rechnung automatisch auf „Kein E-Beleg“ gesetzt. Damit wird für diese Kunden im Rahmen der vorgesehenen Programmlogik keine strukturierte E-Rechnung erzeugt.

Für Firmenkunden (B2B) erfolgt die Auswahl des E-Rechnungsprofils anhand der zentralen Firmeneinstellungen, eventuell vorhandener kundenspezifischer Einstellungen sowie der nachfolgend beschriebenen E-Beleg-Automatik.

TypeCode 59 ignorieren

Der TypeCode 59 kennzeichnet die Zahlungsart SEPA-Lastschrift. Wird diese Zahlungsart verwendet, setzt das ERP standardmäßig voraus, dass für den betreffenden Kunden ein gültiges SEPA-Mandat im System hinterlegt ist.

In einigen Fällen werden SEPA-Mandate jedoch außerhalb des ERP-Systems verwaltet. In diesem Fall kann die Option „TypeCode 59 ignorieren“ aktiviert werden.

Ist der Schalter aktiviert, wird die interne Prüfung auf ein im ERP hinterlegtes SEPA-Mandat übersprungen. Dadurch kann der TypeCode 59 auch dann verwendet werden, wenn das zugehörige Mandat nicht im ERP hinterlegt ist.

Hinweis: Die Option deaktiviert lediglich die Prüfung innerhalb des ERP-Systems. Die Verantwortung dafür, dass ein gültiges SEPA-Mandat vorliegt und außerhalb des Systems ordnungsgemäß verwaltet wird, bleibt bestehen.

E-Beleg-Automatik

Mit der Option „E-Beleg Automatik aktivieren“ kann die Auswahl des E-Rechnungsformats für Kunden mit einer hinterlegten Leitweg-ID automatisch gesteuert werden.

Ist die E-Beleg-Automatik aktiviert und im Kundenstammsatz auf dem Register „XRechnung“ eine Leitweg-ID hinterlegt, verwendet das Programm bei der Belegerstellung automatisch das Profil „XRechnung (B2G)“.

Priorität bei der Profilauswahl

Für die automatische Ermittlung des E-Rechnungsprofils gilt folgende Reihenfolge:

  1. Privatkunde (B2C) → Kein E-Beleg
  2. E-Beleg-Automatik aktiviert und Leitweg-ID vorhanden → XRechnung (B2G)
  3. Abweichendes E-Rechnungsprofil im Kundenstamm vorhanden → Kundenprofil
  4. Kein abweichendes Kundenprofil vorhanden → Standardprofil der jeweiligen Dokumentart aus den Firmeneinstellungen

Damit ist eindeutig festgelegt, welche Einstellung bei mehreren vorhandenen Vorgaben verwendet wird.

Empfehlungen zur Konfiguration

Als Standardprofil sollte das E-Rechnungsprofil verwendet werden, das für den überwiegenden Teil der Kunden benötigt wird, beispielsweise ZUGFeRD.

Abweichende Profile sollten gezielt bei Kunden hinterlegt werden, die besondere Anforderungen haben. Hierzu können beispielsweise öffentliche Auftraggeber oder Kunden gehören, die ein bestimmtes E-Rechnungsformat oder eine bestimmte Konformitätsstufe verlangen.

Soll für einen bestimmten Kunden unabhängig von der zentralen Firmeneinstellung keine E-Rechnung erzeugt werden, kann im Kundenstamm die dafür vorgesehene Einstellung „Kein E-Beleg“ verwendet werden.

Durch dieses Vorgehen bleibt die zentrale Konfiguration übersichtlich, während besondere Anforderungen einzelner Kunden weiterhin individuell berücksichtigt werden können.

Elektronische Adresse des Verkäufers – BT-34

Im Bereich ZUGFeRD kann die Kennung ausgewählt werden, die als elektronische Adresse des Verkäufers (BT-34) in die elektronische Rechnung übernommen wird.

Die ausgewählte Kennung wird zusammen mit dem zugehörigen Kennungstyp entsprechend den Anforderungen des verwendeten Rechnungsstandards übertragen.

BT-34 ist Bestandteil der strukturierten Verkäuferinformationen des semantischen Rechnungsmodells. XRechnung basiert hierbei auf der EN 16931 und konkretisiert deren Vorgaben für den deutschen Anwendungsbereich.

Hinweis: Vor der erstmaligen Erstellung von ZUGFeRD- oder XRechnungen sollten die Firmendaten, das Standardprofil, die Profile für Rechnung, Gutschrift und Storno sowie die Einstellungen der E-Beleg-Automatik geprüft werden. Fehlende oder unzutreffende Stammdaten können dazu führen, dass erforderliche Informationen nicht oder nicht korrekt in die elektronische Rechnung übernommen werden.

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