Rechnungsbegründende Dokumente
Rechnungsbegründende Unterlagen enthalten zusätzliche Informationen oder Nachweise zu den in einer elektronischen Rechnung gestellten Ansprüchen, beispielsweise Leistungsnachweise, Stundenabrechnungen oder sonstige Belege.
Beim Versand als XRechnung oder ZUGFeRD-Rechnung können diese Dokumente zusammen mit den strukturierten Rechnungsdaten übermittelt werden. Dazu werden die Dokumente Base64-codiert als Binärobjekt in die XML-Rechnungsdaten eingebettet.
Rechnungsbegründende Unterlagen, die zusammen mit der Rechnung übermittelt werden sollen, werden in die Rechnungsdaten eingebettet.
Die maximal zulässige Anzahl und Größe der eingebetteten Dokumente kann durch den verwendeten Übertragungskanal oder die jeweilige Rechnungsplattform begrenzt sein. Beim Versand per E-Mail ist insbesondere die maximale Nachrichtengröße des jeweiligen E-Mail-Dienstleisters zu beachten. Diese liegt häufig bei etwa 10 MB.
Inhaltsverzeichnis
Dateinamen
Die Dateinamen rechnungsbegründender Unterlagen müssen innerhalb einer Rechnung eindeutig sein. Bei der Prüfung der Eindeutigkeit wird nicht zwischen Groß- und Kleinschreibung unterschieden.
Die Dateinamenerweiterung, beispielsweise .pdf oder .xlsx, ist Bestandteil des Dateinamens und wird bei der Prüfung der Eindeutigkeit berücksichtigt.
Zulässige Dateitypen
Folgende Dateiformate sind zulässig:
application/pdf(*.pdf)image/png(*.png)image/jpeg(*.jpg,*.jpeg)text/csv(*.csv)application/vnd.openxmlformats-officedocument.spreadsheetml.sheet(*.xlsx)application/vnd.oasis.opendocument.spreadsheet(*.ods)
Kennzeichnung rechnungsbegründender Unterlagen
Dateien, die als rechnungsbegründende Unterlagen mit einer XRechnung oder ZUGFeRD-Rechnung übermittelt werden sollen, müssen der Rechnung zugeordnet und entsprechend gekennzeichnet werden.
Die Dateien werden im Register Dokumente des entsprechenden Rechnungsbelegs hinterlegt.
Zur Kennzeichnung einer rechnungsbegründenden Unterlage muss dieser die Dokumenteigenschaft XRechnung zugewiesen werden. Die Eigenschaft ist zuvor in der Dokumentart Dokumenteigenschaft anzulegen und steht anschließend unter Markierung zur Auswahl zur Verfügung.
Um die Eigenschaft zuzuweisen, markieren Sie die gewünschte Datei. Öffnen Sie anschließend mit der rechten Maustaste das Shortcut-Menü und wählen Sie unter Markierung die Eigenschaft XRechnung aus.
Nach erfolgreicher Zuordnung wird die Eigenschaft in der Übersicht angezeigt. Unter Markierung ist sie zusätzlich durch einen Haken gekennzeichnet.
