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# Elektronische Rechnung

Dieser Bereich enthält die Dokumentation zur elektronischen Rechnung in 42 ERP und 42 Arthur.

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Die fachlichen Aussagen entsprechen dem Stand der jeweils genannten Quelldokumentation.

Vorwort zur elektronischen Rechnung

Stand: 5. August 2026. Berücksichtigt werden insbesondere XRechnung 3.0.2 sowie ZUGFeRD 2.5.2 / Factur-X 1.09.2.

Allgemeine Einordnung

Eine E-Rechnung ist eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Eine einfache PDF-Datei ohne strukturierten Rechnungsdatensatz gilt umsatzsteuerlich grundsätzlich als sonstige Rechnung und nicht als E-Rechnung.

Seit dem 1. Januar 2025 ist bei Umsätzen zwischen inländischen Unternehmern grundsätzlich eine E-Rechnung zu verwenden. Für die Ausstellung gelten gesetzliche Übergangsregelungen und Ausnahmen. Unternehmen müssen jedoch bereits seit dem 1. Januar 2025 in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen. Für gesetzlich vorgeschriebene E-Rechnungen ist keine Zustimmung des Empfängers erforderlich.

Die konkreten gesetzlichen Voraussetzungen, Übergangsfristen und Ausnahmen ergeben sich aus dem Umsatzsteuergesetz und den jeweils aktuellen Veröffentlichungen des Bundesministeriums der Finanzen.

XRechnung – strukturiertes E-Rechnungsformat für Verwaltung und Wirtschaft

XRechnung ist eine deutsche Core Invoice Usage Specification (CIUS) auf Grundlage der europäischen Norm EN 16931. Der Standard konkretisiert die Anforderungen der EN 16931 für die elektronische Rechnungsstellung in Deutschland und unterstützt die Syntaxen UBL und UN/CEFACT CII.

XRechnung wurde insbesondere für den Rechnungsaustausch mit öffentlichen Auftraggebern entwickelt. Das Format kann zugleich im unternehmerischen Geschäftsverkehr eingesetzt werden, sofern die gesetzlichen und vertraglichen Anforderungen erfüllt sind.

Der Standard XRechnung wird von der Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT) im Auftrag des IT-Planungsrats betrieben. Maßgeblich sind die jeweils aktuelle Spezifikation, die zugehörigen technischen Komponenten sowie die veröffentlichten Validierungsregeln.

Zum Stand dieser Dokumentation ist XRechnung 3.0.2 maßgeblich. Das technische Bundle vom 31. Januar 2026 enthält Fehlerkorrekturen und aktualisierte Komponenten, jedoch keine normativen Änderungen am Standard XRechnung 3.0.

Lizenzbedingungen und Haftungsausschluss

Die europäische Norm EN 16931 wird vom Europäischen Komitee für Normung (CEN) veröffentlicht. Die Urheberrechte an den Normdokumenten liegen beim CEN; autorisierte Fassungen werden über die nationalen Normungsorganisationen bereitgestellt.

XRechnung ist eine nationale Anwendungsspezifikation der EN 16931. Für die fachliche und technische Umsetzung sind die jeweils gültige XRechnung-Spezifikation, das Syntax Binding und die offiziellen Validierungsartefakte heranzuziehen.

CEN, DIN, KoSIT und IT-Planungsrat übernehmen keine Verantwortung für abweichende oder fehlerhafte Implementierungen in Drittanwendungen. Im Zweifel sind die offiziell veröffentlichten Dokumente maßgeblich.

ZUGFeRD / Factur-X – branchenübergreifendes Hybridformat

ZUGFeRD und Factur-X bezeichnen technisch identische deutsch-französische Formate für elektronische Rechnungen. Sie werden gemeinsam vom Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) und dem französischen Forum FNFE-MPE weiterentwickelt.

Die aktuellste veröffentlichte Fassung ist ZUGFeRD 2.5.2 / Factur-X 1.09.2; sie tritt am 1. September 2026 in Kraft. Die Version wurde am 4. August 2026 veröffentlicht; der technische Anhang weist die Gültigkeit ab dem 1. September 2026 aus. ZUGFeRD 2.5.2 ist ein Korrigendum zu ZUGFeRD 2.5 und bereinigt insbesondere Inkonsistenzen der Vorgängerversion.

Eine ZUGFeRD-/Factur-X-Rechnung verbindet eine visuelle Rechnungsdarstellung mit strukturierten XML-Rechnungsdaten. Die visuelle Darstellung wird in einer PDF/A-3-Datei bereitgestellt; die XML-Datei wird als eingebettete Datei in das PDF aufgenommen. Dadurch kann dieselbe Rechnung sowohl von Menschen gelesen als auch automatisiert verarbeitet werden.

Die Profile BASIC WL, BASIC, EN 16931 und EXTENDED verwenden UN/CEFACT CII D22B. Das Profil EN 16931 entspricht dem früher als COMFORT bezeichneten Profil. Für die Einhaltung der EN 16931 sind neben der XML-Schema-Prüfung auch die jeweils gültigen Geschäftsregeln, Schematron-Prüfungen und Codelisten zu berücksichtigen.

Nicht jedes ZUGFeRD-Profil erfüllt automatisch die Anforderungen an eine E-Rechnung nach EN 16931. Für eine normkonforme E-Rechnung sind insbesondere die Profile EN 16931 und – abhängig vom Anwendungsfall – EXTENDED oder ein geeignetes Referenzprofil zu verwenden. Die Eignung ist stets anhand des konkreten Geschäftsprozesses und der Empfängeranforderungen zu prüfen.

Rechtliche Voraussetzungen

Die umsatzsteuerrechtliche Zulässigkeit elektronischer Rechnungen setzt insbesondere voraus, dass die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit gewährleistet sind. Dies kann durch ein innerbetriebliches Kontrollverfahren mit einem verlässlichen Prüfpfad zwischen Rechnung und Leistung sichergestellt werden.

Bei gesetzlich vorgeschriebenen E-Rechnungen zwischen inländischen Unternehmern ist keine Zustimmung des Rechnungsempfängers erforderlich. Außerhalb dieses Anwendungsbereichs können zusätzliche gesetzliche, vertragliche oder organisatorische Anforderungen bestehen.

Für Aufbewahrung, Nachvollziehbarkeit und maschinelle Auswertbarkeit gelten insbesondere die steuerrechtlichen Aufbewahrungsvorschriften und die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD). Bei einer Hybridrechnung müssen die für die Besteuerung relevanten elektronischen Bestandteile unverändert aufbewahrt werden.

Haftungsausschluss

ZUGFeRD / Factur-X basiert je nach Profil vollständig oder teilweise auf der europäischen Norm EN 16931 und der Syntax UN/CEFACT CII. Für die technische Umsetzung sind die Spezifikation, die profilspezifischen XML-Schemata, Schematron-Regeln, Codelisten und PDF/A-Anforderungen der jeweils eingesetzten Version maßgeblich.

Die offiziellen Spezifikationsgeber übernehmen keine Haftung für fehlerhafte Implementierungen oder für die Eignung einer konkreten Umsetzung in Drittanwendungen. Eine erfolgreiche Schema- oder Schematron-Prüfung ersetzt weder die Prüfung der steuerrechtlichen Anforderungen noch die fachliche Prüfung des Rechnungsinhalts.

Das Referenzprofil XRECHNUNG ermöglicht die Einbettung eines XML-Datensatzes nach der jeweils gültigen XRechnung-Spezifikation in ein Factur-X-/ZUGFeRD-PDF. Für die Gültigkeit des eingebetteten Datensatzes sind ausschließlich die jeweils aktuellen Vorgaben und Validierungsartefakte der KoSIT maßgeblich.

Maßgebliche Quellen

Diese Unterlage gibt Ihnen einen Überblick über Einstellungen und Nutzungsmöglichkeiten in 42 ERP / 42 Arthur. Sie ersetzt keine steuerliche, rechtliche oder individuelle fachliche Beratung.

Wir freuen uns über Ihre Fragen und Ihr Feedback. Dies ist für unsere Weiterentwicklung von Interesse.

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