Versand elektronischer Rechnungen
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Versand
Der Versand einer elektronischen Rechnung erfolgt per E-Mail über die Menü-Funktion Teilen.
Teilen
Nach Aktivierung des Menüpunktes Teilen öffnet sich das Dialogfenster, in dem je nach Konfiguration die entsprechenden Einstellungen vorbelegt sind bzw. vorgenommen werden können.
Für den Versand einer elektronischen Rechnung sind der zu verwendende Report (Liste) sowie die entsprechende Mailvorlage (Textvorlage) auszuwählen.
Die vorgenommenen Einstellungen können gespeichert und als Standard für nachfolgende Versandvorgänge verwendet werden. Dadurch stehen die benötigten Vorgaben beim nächsten Aufruf bereits vorbelegt zur Verfügung.
Dies reduziert den manuellen Auswahlaufwand und ermöglicht einen schnelleren und einheitlichen Versand elektronischer Rechnungen.
Durch Bestätigung des OK-Buttons wird eine entsprechende E-Mail einschließlich des Dateianhangs erstellt.
Bei einer elektronischen Rechnung im Format XRechnung werden die PDF-Datei sowie die XML-Datei (xrechnung.xml) als Dateianhang verwendet. Die zusätzlich versandte PDF-Datei ist nicht Bestandteil der XRechnung.
Die Dateien werden bei entsprechender Einstellung im Druckarchiv bzw. unter Druckdateien gespeichert.
Bei einer elektronischen Rechnung im Format ZUGFeRD wird die PDF-Datei mit der eingebetteten XML-Datei (factur-x.xml) als Dateianhang verwendet.
ZUGFeRD
Für eine gültige elektronische Rechnung im ZUGFeRD-Format ist in der Auswahl PDF/A die Einstellung PDF/A 3-B (ZUGFeRD) und in der Auswahl Fonts einbetten die Einstellung TrueType (Selektiv) auszuwählen.
Listenauswahl und Versandart
Über die Listenauswahl und die hinterlegte Versandart kann der Belegversand weitgehend automatisiert gesteuert werden. Dabei wird festgelegt, welche Listen und Mailvorlagen für den jeweiligen Beleg verwendet werden.
Die einmal definierten Vorgaben werden bei nachfolgenden Vorgängen automatisch berücksichtigt. Dadurch entfällt die wiederholte manuelle Auswahl vor dem Belegdruck bzw. Versand. Dies reduziert den Bedienaufwand, vereinheitlicht die Abläufe und erhöht die Effizienz bei der Verarbeitung und dem Versand elektronischer Rechnungen.
Für Rechnungen im XRechnungs- bzw. ZUGFeRD-Format ist zu beachten, dass der Versand per E-Mail erfolgt.
Beispiel für eine Listenauswahl:
Kunde
Im Kundenstammsatz kann im Feld Listen die entsprechende Listenauswahl hinterlegt werden, die den Standard für den Belegversand des jeweiligen Kunden darstellt.
Rechnung
Im Rechnungsbeleg kann im Feld Listenauswahl die für diesen Beleg zu verwendende Listenauswahl hinterlegt werden, sofern diese von der im Kundenstammsatz als Standard hinterlegten Listenauswahl abweicht.
Versandart
Die Versandart kann in den Firmeneinstellungen, im Kundenstammsatz und im Rechnungsbeleg eingestellt werden.
In den Firmeneinstellungen kann eine Standard-Versandart festgelegt werden. Im Kundenstammsatz kann eine davon abweichende Versandart hinterlegt werden; ebenso kann im Rechnungsbeleg eine abweichende Versandart angegeben werden.
Firmeneinstellungen
Die in den Firmeneinstellungen hinterlegte Art für den Belegversand stellt den allgemeinen Standard dar.
PDF/A-3B (ZUGFeRD)
PDF/A-3 ist ein ISO-standardisiertes PDF-Format für die Langzeitarchivierung elektronischer Dokumente. Im Unterschied zu vorherigen PDF/A-Versionen ermöglicht PDF/A-3 zusätzlich die Einbettung beliebiger Dateiformate in das PDF-Dokument. Die eingebetteten Dateien sind dabei nicht automatisch selbst PDF/A-konform.
Diese Möglichkeit bildet eine technische Grundlage für elektronische Rechnungen im ZUGFeRD-Format. Dabei enthält die PDF-Datei die visuelle Darstellung der Rechnung und zusätzlich die strukturierten, maschinenlesbaren Rechnungsdaten als eingebettete XML-Datei.
Für ZUGFeRD wird die Konformitätsstufe PDF/A-3B verwendet. Dadurch können die für die Rechnungsverarbeitung benötigten XML-Daten gemeinsam mit der PDF-Darstellung in einer Datei bereitgestellt werden.